Sæt skolesekretærerne fri

På Brøndbyøster Skole har skoleleder og skolesekretærer nedbrudt siloer. De samarbejder på kryds og tværs og opfatter sig selv som én ledelsesenhed. Magasinet Skolen har besøgt Brøndbyøster Skole.

Af John Bo Northroup, redaktør Magasinet Skolen 

De taler om det udvidede ledelsesrum. Om at uddelegere, at sparre med hinanden, at arbejde på tværs, at bakke hinanden op, at vende ideer og spille bolde frem og tilbage.

Vi er på Brøndbyøster Skole, hvor en markant ændret ledelsesform har tiltrukket opmærksomhed fra nær og fjern. HK og andre faglige organisationer har været på besøg, skolesekretærerne har besøgt undervisningsministeren for at tale om, hvor vigtige skolesekretærer er ude på skolerne, og Brøndbyøsterfolkene har holdt oplæg på seminarer og kongresser.

Det startede med et skift

Det hele startede med et skifte på skolelederposten for nogle år siden. Efter en lidt udfordrende periode tog skolesekretærerne skeen i den anden hånd. De indså, at skolelederen skulle befries for mange af de administrative opgaver og frem for alt, at undgå at sidde alene med dem. 

- Vi gik til skolelederen og sagde ’nu vil vi gerne overtage nogle opgaver, og vi vil også gerne inddrages i beslutningerne’, erindrer Jeanette Francés Kenny, skolesekretær ved Brøndbyøster Skole. 

Der blev lyttet, og i dag rådgiver de tre skolesekretærer i administrationen skolelederen om bl.a. personale og økonomi og tager del i hele skolens liv på tværs af faglige skel. 

Vi er en enhed

Skolelederen og de tre skolesekretærer har udviklet et helt specielt arbejdsfællesskab, hvor rigtig mange opgaver uddelegeres. Man betragter ledelse og sekretærer som én enhed. 

- Det handler om kompetencer, men også om ledelsesstil og at finde hinandens styrker i samarbejdet, fortæller Jeanette Francés Kenny. 

Skolesekretærerne sidder med til møder på lærerværelset, i skolebestyrelsen, og når der er pædagogik på programmet. Sekretærerne kommer med ideer, synspunkter og forslag til skolelederen. Boldene bliver spillet begge veje. F.eks. kan det være sekretærerne, der fremlægger forslag til budget for skolebestyrelsen eller et fagligt tiltag for lærerkredsen. 

Skolelederen sørger så vidt mulig for, at en opgave hos skolesekretæren både rummer en administrativ og pædagogisk dimension. Det er et forsøg på hele tiden at tænke i helheder, og at man ikke overser givne aspekter ved et projekt eller konkret tiltag eller opgave. 

Et eksempel på en opgave, der både rummer et administrativt og pædagogisk aspekt, er gårdvagtsskemaet. Her har en af skolesekretærerne været med til at udvikle gårdvagtens rolle og udtænke et look for gårdvagtens meget synlige vest. 

Brug af coach

Det tættere samarbejde med skolens lærere gør, at de også af egen drift kan finde på at sparre med sekretærerne i andre relationer, også af uformel karakter, hvilket er meget gavnligt for alle parter. 

- Undervejs i processen blev vi så optagede af de nye muligheder, at vi hyrede en coach til at hjælpe os med at indfri endnu flere potentialer, og flere af skolesekretærerne har siden videreuddannet sig for at få endnu bedre værktøjer til at lytte og møde andre faggrupper med en åben tilgang, siger Jeanette Francés Kenny. 

Skoleleder og sekretærerne har også benyttet den eksterne hjælp i form af en coach til at blive tydeligere til at udtrykke forskellige forventninger til hinanden og øge opmærksomheden på samspillet og helheden. 

Hele den forandring, som ledelse og administration på Brøndbyøsterskole har været igennem, forudsætter naturligvis, at de pågældende sekretærer og ikke mindst skolelederen har lyst til at gå på tværs og være nysgerrig på andre fagområder. På den måde er sådan et meget forandret set-up på skolekontoret meget personafhængigt, men der er vist ingen tvivl om, at der er meget inspiration at hente hos Brøndbyøsterskole. 

Fem kompetenceprofiler for skolesekretæren 

Det er ikke nyt, at den klassiske skolesekretærs rolle er under forandring. Det skyldes dels den generelle udvikling i samfundet, dels folkeskolereformen.

Kommunernes Landsforening og HK Kommunal gik for seks år siden i samarbejde for at udvikle nye kompetenceprofiler, der kan tjene som vejledning for både skoleleder, skolebestyrelse og ikke mindst de kommende skolesekretærer.

Det kom der i alt fem kompetenceprofiler ud af. Det forhold, at profilerne spænder ganske bredt, er endnu et tegn på den store forandring, som den klassiske skolesekretær gennemgår i disse år. Ifølge KL og HK Kommunal giver det mening at tale om disse fem kompetenceprofiler: 

Frontmedarbejderen: Besvarer mails og tager imod telefonopkald, sorterer henvendelser til skolens ledelse og hjælper forældre, lærere og elever. 

Økonomimedarbejderen: Står for regnskab, løn og budgetopfølgning. 

Formidleren: Står for hjemmeside, sociale medier, aula og interne kommunikationskanaler, både analogt og digitalt. 

Administratoren: Koordinerer praktiske ting og sager med det tekniske personale, taster oplysninger ind i forskellige systemer og har styr på diverse love, også GDPR-regler. 

HR- og personalemedarbejderen: Håndterer alt med løn, ansættelsesaftaler, vikarer, afskedigelser, sygdom, barsel med videre.